Approfondimenti

Innanzitutto deve essere un testo sintetico ma al tempo stesso completo, corretto nella forma e indirizzato ai veri lettori del comunicato: ossia i giornalisti, gli addetti alle pubbliche relazioni, gli editori, redattori e opinion leader e non i lettori finali (ai quali eventualmente le notizie giungeranno sviluppate in modo opportuno sotto forma di articoli).

Un comunicato stampa deve aprirsi con la notizia: secca, oggettiva e senza intricate introduzioni che possono stancare il lettore. L'addetto stampa, nella compilazione del comunicato, deve principalmente attenersi alle 5 regole basilari della cronaca giornalistica: le celeberrime 5 W (chi, che cosa, dove, quando, perché). Attenersi ai fatti serve per mettere in risalto l'evento che si vuole rendere noto, esponendolo in modo diretto, chiaro ed esauriente. I direttori delle agenzie di stampa consigliano solitamente di strutturare le frasi secondo la sequenza "soggetto, predicato verbale, complemento oggetto", subordinando di seguito gli altri complementi e limitando l'uso di aggettivi a meno che non siano strettamente necessari.

I testi insomma dovrebbero caratterizzarsi per prose scarne ed essenziali, puntando subito al sodo e aprendosi in modo accattivante: questo per attirare l'attenzione del lettore, il giornalista, e facilitargli il compito tanto nella lettura quanto nella trasmissione e diffusione del comunicato nel relativo organo di informazione. Analisi, interpretazioni e commenti dovrebbero insomma essere fortemente limitati e comunque seguire la notizia; sarà poi il giornalista stesso a darne risalto nel modo opportuno in un apposito articolo, ma perché questo avvenga è necessario che il comunicato sia chiaro e tempestivo. Se il CS inviato al giornalista è ben fatto sarà in definitiva più facile che questi lo prenda in considerazione e gli conceda la meritata risonanza.

Condensare (o sviluppare) in 15-20 righe tutte le informazioni relative a un evento non è sempre facile, soprattutto alla luce della necessità di soddisfare le fondamentali esigenze di accuratezza, brevità e chiarezza.

È necessario essere sicuri di quello che si scrive, controllando in modo accurato le fonti ufficiali ed evitando imprecisioni tanto nel contenuto quanto nella forma; utilizzare il numero di parole che serve, senza dilungarsi in tediose divagazioni e limitando allo stretto necessario l'uso di aggettivi e avverbi; scrivere sempre tenendo bene a mente chi è il destinatario del comunicato, parlandone lo stesso linguaggio affinché il messaggio riesca a catturare meglio l'attenzione.

Nell'era del "giornalismo online", il comunicato stampa si manda via e-mail: questo facilita e agevola il compito di addetti stampa e giornalisti (che hanno a disposizione una maggior praticità nell'inviare e ricevere tali testi) e perciò si assiste a un notevole incremento dell'utilizzo di un tale strumento di comunicazione. Giornalisti e redattori ricevono quotidianamente decine e decine di comunicati stampa, ne consegue ovviamente che quelli più accattivanti e meglio realizzati hanno più probabilità di essere presi in considerazione. A questo proposito è consigliabile riportare le informazioni fondamentali sia nel titolo che nell'incipit, realizzando magari anche un breve sommario che invogli alla lettura del comunicato; il testo inoltre, opportunamente suddiviso in brevi paragrafi, dovrebbe avere evidenziate in grassetto le parole chiave, risultando pertanto incisivo e completo anche per quel lettore che utilizza la tecnica della "lettura veloce".

Un altro importantissimo aspetto del legame tra comunicato stampa e web (aspetto che interessa maggiormente chi si occupa di SEO e posizionamento nei motori di ricerca) risiede nell'opportunità di diffondere su internet contenuti di alta qualità, ottimizzati e mirati alle strategie di Branding. C'è la possibilità di inserire opportuni link (in firma al comunicato o, moderatamente, all'interno del testo), promuovendo in modo misurato e trasparente la propria agenzia di comunicazione o lo stesso sito recensito. Tali strategie si rivelano molto efficaci per raggiungere velocemente le prime posizioni nei risultati di Google e affini, aumentando di conseguenza la visibilità e la popolarità di un marchio tra gli utenti del web o creare interesse attorno a un particolare prodotto/servizio.